Tietosuoja

Tietosuojaselosteemme ja sinun henkilötietosi

Haluamme kertoa henkilötietojesi käsittelystä avoimesti ja ymmärrettävästi. Kun tiedät, miten tietojasi käsitellään, voit arvioida käsittelyn asianmukaisuutta ja myös käyttää omia tietojen käsittelyä koskevia oikeuksiasi.

Käsittelemme henkilötietojasi tietosuojasäännösten, muun lainsäädännön ja tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti. Käymme käytäntöjämme säännöllisesti läpi ja päivitämme muutokset tälle nettisivulle. Kehitämme sivua lainsäädännön muutosten mukaisesti sekä saamamme palautteen perusteella.

Tutustu alle koottuihin keskeisimpiin tietosuojaasi liittyviin kysymyksiin ja vastauksiin. 

Mitä henkilötiedolla ja tietosuojalla tarkoitetaan?

Henkilötiedon käsite on laaja. Henkilötietoa on käytännössä kaikki tieto, josta henkilö voidaan tunnistaa suoraan (esim. nimi tai henkilötunnus) tai epäsuorasti (esim. kameravalvonta tai verkkotunnistetieto).

Tietosuoja on henkilötietojen oikeaoppista ja lainmukaista käsittelyä. Tietosuojan tarkoituksena on suojata henkilötietosi koko tietojen käsittelyn elinkaaren ajan.

Mitä henkilötietoja keräämme sinusta?

Se, mitä henkilötietoja keräämme sinusta, riippuu suhteestasi meihin toimiessamme rekisterinpitäjänä.

Esimerkiksi opiskelijoista, omasta henkilökunnastamme tai palveluidemme käyttäjistä kerätään kussakin tapauksessa tiettyjä henkilötietoja. Nämä on kerrottu tarkemmin rekisteriselosteista, jotka löydät alempaa tältä sivulta.

Mistä keräämme henkilötietojasi?

Keräämme sinusta tietoja eri lähteistä.

Osa tiedoista tulee ulkoisista lähteistä, esimerkiksi yhteishausta. Osan tiedoista saamme sinulta itseltäsi, esimerkiksi, kun haet koulutukseen (jatkuva haku tai koulutuskalenteri), käytät palveluitamme (esim. parturi-kampaamo tai auton huolto) tai tulet meille töihin.

Mihin käytämme henkilötietojasi?

Käytämme henkilötietoja lähes kaikessa mitä teemme, koska se mahdollistaa parhaan mahdollisen palvelun tarjoamisen sinulle.

Käytämme henkilötietoja lakisääteisten velvoitteidemme toteuttamiseen (esim. koulutuksen järjestäminen, työsuhteen hoitaminen) sekä erilaisten palveluidemme markkinointiin, tuottamiseen ja laskuttamiseen.

Lisäksi käytämme henkilötietoja toimintamme kehittämiseen sekä viranomaisille raportointiin lakien ja velvoitteiden mukaisesti.

Millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi?

Varmistamme, että henkilötietojesi käsittelylle on laissa säädetty oikeusperuste. Käsittelemmekin henkilötietojasi aina jollakin seuraavista lainmukaisista perusteista:   

  1. olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten
  2. käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa sinä olet osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi pyynnöstäsi
  3. käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteemme noudattamiseksi
  4. käsittely on tarpeen sinun tai toisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi
  5. käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai meille kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
  6. käsittely on tarpeen meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi
Kuka käsittelee henkilötietojasi ja missä niitä käsitellään?

Tietojasi käsittelevät vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä johdosta tarve ja oikeutus käsitellä henkilötietojasi.

Käytämme alihankkijoita ja kumppaneita joidenkin palveluiden tuottamisessa ja tarjoamisessa. Tämän takia henkilötietojasi voidaan siirtää tällaisille tahoille meidän toimeksiannostamme tapahtuvaa käsittelyä varten. Nämä tahot voivat käsitellä tietojasi vain antamiemme ohjeiden mukaisesti. Heillä ei ole oikeutta käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa.

Varmistamme sopimus- ja muilla järjestelyillä, että tietojasi käsitellään aina huolellisesti, hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen ja tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla myös alihankkijoidemme ja kumppaneidemme toimesta.

Käsittelemme tietojasi pääsääntöisesti ETA-alueen sisällä. ETA-alueella tarkoitetaan EU:n jäsenvaltioita sekä Islantia, Liechtensteinia ja Norjaa. Jos siirrämme tietoja ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja käytämme Euroopan komission hyväksymiä tietojen siirtomekanismeja, ensisijaisesti Euroopan komission mallisopimuslausekkeita.

Miten tietojesi säilyttämisestä ja turvallisuudesta huolehditaan?

Suojaamme henkilötietosi käyttämällä asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojakeinoja. Tällaisia keinoja ovat mm. ennakoiva ja reaktiivinen riskienhallinta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta, palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen, päätelaitteiden sekä kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien käyttö.

Varmistamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstömme osaamisen säännönmukaisilla koulutuksilla ja arvioinneilla sekä seuraamme henkilötietoa sisältävien järjestelmien käyttöä, oikeuksia ja niiden lokitietoja. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.

Säilytämme tarpeellisia tietojasi vähintään opintojesi tai asiakas- tai työsuhteesi keston ajan. Tämän jälkeen tietojen säilytysaika riippuu tiedoista ja niiden käyttötarkoituksesta. Noudatamme lakisääteisiä velvoitteita tietojen säilyttämisessä.

Pyrimme pitämään käsittelemämme henkilötiedot oikeina ja ajantasaisina päivittämällä tietoja sekä poistamalla tarpeettomia tietoja.

Luovutetaanko henkilötietojasi kolmansille osapuolille?

Henkilötietojen luovuttamisella tarkoitetaan tilanteita, joissa henkilötietojasi annetaan toisen rekisterinpitäjän omaan itsenäiseen käyttöön. Tällaiseksi tietojen luovuttamiseksi ei katsota tilannetta, jossa käytämme palveluntuottajia, joiden kanssa meillä on sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Emme luovuta tietojasi sivullisille ilman suostumustasi, ellei tietojen luovuttaminen perustu lain säännökseen. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (esimerkiksi KOSKI-palveluun sekä vero- tai ulosottoviranomaisille).

Voimme luovuttaa tietojasi ulkopuolelle myös suostumuksellasi tai silloin, kun tietojen luovuttaminen on osa tarjottavaa tuotetta tai palvelua.

Millaisia oikeuksia sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyen?

Sinulla on alla kuvatulla tavalla oikeus mm. tarkastaa henkilörekistereissämme olevat tietosi, vaatia virheellisten tietojen korjaamista ja kieltää tarpeettomien tietojen käsittely. Meillä voi kuitenkin olla lakisääteisiä velvollisuuksia käsitellä ja säilyttää henkilötietojasi, vaikka pyytäisit käsittelyn rajoittamista tai tietojen poistamista.

Vastaamme oikeuksiesi käyttämistä koskevaan pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Poikkeustilanteissa voimme lainsäädännön sallimalla tavalla jatkaa määräaikaa kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja. Mikäli henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus nähdä ja tarkastaa tietosi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus vaatia meitä oikaisemaan mahdolliset virheelliset henkilötiedot sekä täydentämään mahdolliset puutteelliset tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää poistamaan henkilötietosi ja peruuttaa suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn. Tällaisia tilanteita ovat mm. se, että emme enää tarvitse henkilötietojasi niihin tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin tai että perut suostumuksesi, joka on ollut edellytys henkilötietojesi käsittelylle.

Tietojasi ei voida poistaa silloin, kun henkilötietojasi käsitellään lakisääteisiin tehtäviin liittyen tai jos niiden säilyttäminen perustuu lain säännökseen. Tietojasi ei voida poistaa myöskään silloin, jos ne ovat tarpeellisia oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai tällaiseen vaatimukseen vastaamiseksi. Tuhoamme tietosi ilman eri pyyntöä, kun meillä ei ole enää perustetta käsitellä henkilötietojasi.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on erikseen säädettyjen edellytysten täyttyessä oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ei kuitenkaan koske tilanteita, joissa käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin kuin käsittely perustuu meidän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen. Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä henkilötiedoillasi suoritettavaa profilointia.

Oikeus tehdä valitus

Mikäli katsot henkilötietojesi käsittelyn olevan ristiriidassa voimassa olevan lainsäädännön kanssa, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.

Miten voit käyttää henkilötietojen käsittelyyn liittyviä oikeuksiasi?

Sinulla on oikeus tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme - tai että niitä ei käsitellä. Tämän selvittämiseksi voit tehdä rekisteritietojen tarkastuspyynnön. Voit tarkastaa tietosi maksutta kerran vuodessa. Toisaalta, mikäli huomaat tiedoissasi olevan virheitä tai puutteita, sinulla on oikeus vaatia rekisteritietojen korjaamista.

Pyynnön tai vaatimuksen voit tehdä:

  • Toimittamalla allekirjoittamasi lomakkeen henkilökohtaisesti Asevelikadun toimipaikkamme info-pisteeseen osoitteessa Asevelikatu 4, 74100 IISALMI. Tarkistamme henkilöllisyytesi ajokortista, poliisin myöntämästä henkilökortista, passista tai kuvallisesta Kela-kortista varmistaaksemme, että tarvittavat toimenpiteet kohdistetaan varmasti oikeaan henkilön henkilötietoihin.
  • Mikäli et pysty asioimaan henkilökohtaisesti Asevelikadulla, voit postittaa meille allekirjoittamasi lomakkeen ja sen mukana kahden yli 18-vuotiaan henkilön oikeaksi todistaman jäljennöksen henkilöllisyystodistuksestasi (ajokortista, poliisin myöntämästä henkilökortista, passista tai kuvallisesta Kela-kortista). Lähetä asiakirjat osoitteeseen Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä, Tietosuojavastaava, PL 30, 74101 IISALMI.
  • Mikäli edellä mainitut tavat eivät sovi sinulle, ota yhteyttä tietosuojavastaava Teija Strandmaniin, puh. 040 823 9913 ja sovi asiakirjojen toimittamisesta johonkin toimipaikoistamme.

Lomakkeet:

Jäljennökset käsiteltävistä henkilötiedoista luovutetaan sinullle paikanpäällä henkilöllisyytesi tarkistamisen jälkeen tai lähetetään sinulle kirjattuna kirjeenä.

Rekisterinpitäjänä meillä voi tietyissä tapauksissa olla oikeus kieltäytyä antamasta, korjaamasta tai poistamasta pyytämiäsi tietoja. Tällaisissa tilanteissa toimitamme sinulle asiasta kirjallisen todistuksen, jossa kieltäytymisen syyt on kerrottu. Halutessasi voit saattaa asiasi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Lisätietoja tietosuojavaltuutetun sivustolta: https://tietosuoja.fi

Kehen voit ottaa yhteyttä?

Ylä-Savon koulutuskuntayhtymän tietosuojavastaavana toimii laatupäällikkö Teija Strandman.

Yhteystiedot:

Ylä-Savon koulutuskuntayhtymä
Tietosuojavastaava Teija Strandman
PL 30
74101 IISALMI

Puhelinnumero: 040 823 9913
Sähköpostiosoite: teija.strandman@ysao.fi


Kansallisena valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta: https://tietosuoja.fi/fi/yhteystiedot

Rekisteriselosteet

Rekisteriselosteemme henkilörekistereittäin ryhmiteltynä:

Opiskelijarekisteri (sis. hakijat)

Asiakasrekisteri (myös sisäiset ja potentiaaliset asiakkaat)

 

 

Henkilökuntarekisteri (sis. rekrytointi)

Luottamushenkilörekisteri

Muut rekisterit (esim. työpaikkaohjaajat/arvioijat, yhteistyökumppanit,
huoltajat, tavaran/palvelun toimittajat)


Päivitetty: 29.5.2018