Hankinnat

Etusivu / Suomeksi / Info / Hankinnat / Tarjouspyyntö opiskelijapalveluiden konseptointi ja palvelumuotoilu
Avoimet tarjouspyynnöt

Tarjouspyyntö opiskelijapalveluiden konseptointi ja palvelumuotoilu

11.11.2021 8.00

Hankinnan kohteena on opiskelijapalveluiden konseptointi ja palvelumuotoilu tavoitteiden mukaisiksi soveltuvin ja asiakasta osallistavin menetelmin. Palvelukonsepteihin tulee sisällyttää palvelujen jatkuvan parantamisen malli siten, että asiakkaat osallistuvat jatkossakin palvelun kehittämiseen. Tarjousten jättö HankintaSammon kautta 1.12.2021 klo 14.00 mennessä.

Hankintayksikön opiskelijapalveluiden konseptointi ja palvelumuotoilu tavoitteiden mukaisiksi soveltuvin ja asiakasta osallistavin menetelmin. Palvelukonsepteihin tulee sisällyttää palvelujen jatkuvan parantamisen malli siten, että asiakkaat osallistuvat jatkossakin palvelun kehittämiseen.

Valitulta toimittajalta voidaan myös tilata digitaalisten palveluiden muotoilutyötä vähäisessä määrin, siten kun se on tarkoituksenmukaista konseptin pohjalta tuotettavan palvelun toteutuksen kannalta.

Opiskelijapalveluilla edistetään opiskelija-asiakkaiden opintopolun sujuvaa toteutumista ja varmistetaan osaltaan, että opiskelu ei keskeydy ennenaikaisesti. Lisäksi opiskelijapalvelut tukevat opiskelijan jaksamista ja hyvinvointia. 

Asiakaslähtöisellä palvelujen muotoilulla tavoitteena on muodostaa opiskelijapalveluista helposti lähestyttäviä ja saavutettavia sekä varmistaa palvelujen jatkuva kehittyminen asiakastarpeiden mukaisina. Palvelujen tulee olla saatavilla opiskelija-asiakkaiden opintopolkujen mukaisissa kanavissa, kuten kampuksilla ja digipalveluina. 

Konseptoitujen palvelujen tulee olla hankintayksikön näkökulmasta kokonaistaloudellisia ja hankintayksikön voimavaroin tuotettavia. Palveluratkaisujen tulee osaltaan tukea ja varmistaa myös työntekijöiden tehtävien ja palvelupyyntöjen hallintaa.

Hankinnan lopputulos: 
Opiskelijapalveluiden tavoitetilan palvelukonsepti:
Opiskelijapalveluiden tavoitetilan palvelukonsepti, joka vaiheistetaan etenemispoluksi käyttöönotolle. Vaiheistussuunnitelmaan tulee eritellä vaiheistus ja eteneminen osa-alueittain 1-3. 

Tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseen ja palvelukonseptointiin asiakasymmärryksen kokoaminen sekä opiskelija-asiakkailta että palvelua tuottavilta työntekijöiltä ja tarvittavilta palvelun sidosryhmiltä:
- Opiskelija-asiakkailta koottu asiakasymmärrystieto, ml. asiakasprofiilit ja palvelupolkujen kuvaukset
o Opiskelija-asiakkaita osallistetaan kehittämiseen sekä digitaalisin palvelukanavin että opiskelija-asiakkaat tavoittavin keinoin kampuksilla ja / tai asuntoloissa. Tarjoaja vastaa menetelmistä ja fasilitoi digitaalisissa kanavissa toteutettavan osallistamisen ja fasilitoi lisäksi kolme opiskelijoita kehittämiseen osallistavaa tilaisuutta sovittavilla kampuksilla. Alustavasti kampukset ovat Iisalmi Sankariniemi, Iisalmi Peltoniemi ja Kiuruvesi Hingunniemi. Lisäksi tarjoaja tuottaa tarvittavan ohjeistuksen hankintayksikön henkilöstölle fasilitoida ko. menetelmällä opiskelijoiden osallistamisen kehittämiseen myös muilla kampuksilla. Kampuksilla fyysisesti toteutettavassa opiskelijaymmärryksen kokoamisessa toivotaan hyödynnettävän esim. pelillistämistä tai muuta tarjoajan perustelemaa menetelmää. 
- Työntekijöiltä (palvelun tuottajat) koottu tieto
o YSAOn työntekijärooleja osallistetaan kehittämiseen erityisesti konseptointityöpajoissa, mutta tarjoaja voi sisällyttää tarjoukseensa myös muita keinoja, esim. sähköisen kyselyn ja/tai soveltuvan kampuksilla toteutettavan osallistamistavan. 
- Koottu asiakas- ja työntekijäymmärrys on nivottava tiiviisti yhteen: 
o Palvelun konseptointityöpajat yhdessä YSAOn työntekijöiden kanssa. Opiskelija-asiakkaita pyritään saamaan mukaan myös palvelun konseptointityöpajoihin (hankintayksikkö vastaa rekrytoinnista). 
o Opiskelijoiden sekä sidosryhmien osallistaminen palvelun kehittämiseen erityisesti odotusten ja tarpeiden kokoamisella. Käytettävät menetelmät on kuvattava tarjouksessa. 
- Tunnistettu ylläpitotarpeet YSAOn opiskelijapalvelujen prosessikuvauksiin (hankintayksikön prosesseista vastuulliset dokumentoivat muutokset prosessikuvauksiin)
- Tunnistettu nykyisiin it-välineisiin/-palveluihin liittyvät kehitystarpeet
- Palvelukonseptissa on tunnistettu it-välineet/-palvelut, joita tulisi kehittää tai hankkia opiskelijapalveluiden tuottamisen tueksi

Toimitettavat liitteet:
Liite 1. Opiskelijapalveluiden tavoitetilan palvelukonsepti, sisältäen
- Asiakasymmärryksen kokoaminen: osallistavien menetelmien kuvaus
- Aikataulusuunnitelma 
Liite 2. Referenssit, 2 kpl: Tämän tarjouspyynnön mukaisen toimituksen asiakkaalle toimitettu lopputuotos esimerkkinä, sisältäen ko. toteutuksen asiakkaan yhteyshenkilön yhteystiedot 
Liite 3. Nimetyn projektipäällikön CV sekä varahenkilön CV (oltava kokemus vastaavan projektin toteuttamisesta)
Liite 4. Nimetyn palvelumuotoilusta vastaavan asiantuntijan CV sekä varahenkilön CV (oltava kokemus vastaavan projektin toteuttamisesta)
Liite 5. Alustava maksueräsuunnitelma


Aikataulu
Tarjoaja suunnittelee konseptointi- ja palvelumuotoiluprojektin toteutuksen aikajaksolle 10.1.2022 – 31.3.2022. Viikko 10 (7.3 – 11.3.2022) on ns. hiihtolomaviikko, jolloin opiskelija-asiakkaat ovat pääsääntöisesti vapaalla koulusta. Ko. viikolla myös YSAOn henkilöstöä on talvilomalla, joten työpajoja ei toteuteta tällä viikolla.
Hankintayksikkö ja toimittaja seuraavat ja ohjaavat työn etenemistä yhteisessä ohjausryhmässä, joka kokoontuu seuraavasti (aikataulu on alustavasti sitova):

- kickoff 10.1.22 klo 12 -14
- tilanne 24.1.22 klo 11.30-13.30
- tilanne 14.2.22 klo 11.30 – 13.30
- tilanne 14.3.22 klo 11.30-13.30
- päätös 31.3.22 klo 14 - 16

Toimittaja suunnittelee palvelukonseptin tuottamiseksi tarvittavan määrän työpajoja ja ehdottaa työpajojen ajankohtia tarjouksessaan, jotta hankintayksikkö voi tehdä varaukset työpajoihin osallistujien kalentereihin. Työapajat toteutetaan tarpeen mukaan Ylä-Savon ammattiopiston tiloissa tai Teams tms. ympäristössä.

Korkeimman arvosanan saanut saa korkeimmat pisteet, maksimipisteet ovat 100 pistettä.

Tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisuuden valintaperusteena on paras hinta-laatusuhde. 
Korkeimmat pisteet saanut tarjous valitaan sopimuskumppaniksi. 

Vertailtava hinta on kokonaishinta ilman arvonlisäveroa. Hinnan tulee sisältää kaikki kulut / palvelusta aiheutuvat kustannukset (emme hyväksy laskutus- ja matkakustannuksia). Pisteytys: maksimipisteet ovat 50 pistettä. Hinta: Edullisin tarjous saa 50 pistettä. Muut tarjoukset saavat pisteitä kaavalla: halvin hinta / vertailtava hinta x maksimipisteet. 

Laatupisteet, maksimi pisteet 50 pistettä: Referenssit 25 ja opiskelijapalveluiden tavoitetilan palvelukonsepti 25 pistettä

Katso vaadittavat liitteet ao. kohdasta ja hankinnan kuvauksesta. 

Mikäli tarjous ylittää hankintaan varatun budjetin, tarjouksen pyytäjällä on oikeus jättää hankinta toteuttamatta.

Päivitetty: 24.11.2021 kirsi.hukkanen@ysao.fi